Te recomendamos consultar el texto interactivo de principio a fin por lo menos una vez, aunque puedes acceder a él las veces que lo desees.

1. Organización de archivos por carpetas

1. a. Sistema de organización de archivos por temas o contextos

1. b. Sistema de organización de archivos por tipo de archivo

1. c. Sistema de organización de archivos por fechas

2. Copias de seguridad y archivos portables

3. ¿A dónde se fue? Archivos descargados y borrados

4. Referencias bibliográficas

En su trabajo sobre interfaces, Steven Johnson define a la ‘interfaz’ como el software que da forma a la interacción entre el usuario y la computadora (1997, 14).

Johnson explica que las interfaces más exitosas son aquellas que constituyen una metáfora, como lo es la famosa cubierta de escritorio (desktop) que contiene fólderes, archiveros, hojas para escribir documentos, marcador fosforescente para subrayar y hasta un cesto de papeles. Estas metáforas, dice Johnson, son el idioma medular de la interfaz gráfica contemporánea (p. 15). La interfaz, además, pretende simplificar las funciones, haciendo accesible para cualquier usuario o usuaria la operación de un programa.

Lo anterior viene a cuento porque vamos a hablar precisamente de la metáfora de las carpetas (o fólderes) y de cómo se organizan en una computadora.

Hay personas que guardan todo lo que quieren encontrar ‘rápido’ en el escritorio de su computadora, hasta que el mismo luce totalmente atiborrado. ¿Eres una de esas personas? Si pensamos bajo la lógica de la metáfora creada por Windows para guardar los archivos, tener todos los archivos en el escritorio equivale, en el mundo físico, a tener la superficie de nuestro escritorio repleta de pilas de fólderes. ¿No es mejor contar con cajones o gavetas para guardar los fólderes en un orden que nos permita buscar y encontrar rápidamente lo que necesitamos?

Cualquier sistema de organización debe empezar por el propio usuario o usuaria de aquello que se quiere organizar. Piensa: ¿Cómo organizas la ropa en tu clóset? ¿Separas los calcetines de la ropa interior? ¿Cuelgas las camisas por colores? ¿Cómo organizas tus libros, tus discos y tus películas? ¿Cómo están organizados los trastes en tu cocina? Todos los anteriores son ejemplos de sistemas de organización y, por igual, lo es la forma en que gestionamos los archivos en nuestra computadora.

Es importante recordar que una computadora tiene muchos archivos que son del sistema y de los programas que permiten que funcione, y que lo mejor es no meter la mano en esos archivos, especialmente si no tenemos mucha experiencia en informática. Por lo tanto, no vamos a referirnos a esos archivos que tienen sus propias lógicas de organización, sino a los archivos que como usuarias o usuarios generamos, como documentos, fotos, videos, música y demás contenidos que creamos en el propio equipo, que recibimos por diferentes medios o que descargamos de internet.

Para facilitar su gestión, los sistemas operativos como Windows proporcionan carpetas por tipo de archivo: Documentos, Imágenes, Videos y Música, por mencionar las más comunes. Esta estructura precargada en el sistema funciona, como ya mencionamos, por tipo de archivo.

No obstante, hay otras formas de estructurar los archivos y lo importante es que dichas estructuras nos hagan sentido y que podamos apegarnos a ellas.

Para elegir una estructura debemos conocer que existen diversas formas de organizar un sistema: puede ser por temas o contextos, por tipos de archivo, por fechas, o mediante combinaciones de los criterios previos.

También es importante que consideremos que, aunque las computadoras fueron concebidas como objetos de uso unipersonal (PC son las iniciales de Personal Computer), es común que un equipo sea compartido por dos o más personas, en cuyo caso cada una debe tener su propia carpeta maestra y, dentro de ella, generar su propia organización de carpetas y archivos.

Anotado lo anterior, asumiremos que eres la única persona que usa tu computadora y sobre esa lógica explicaremos los tipos de estructura de archivos más comunes y las combinaciones posibles que puedes hacer al interior de cada una.

Es necesario que primero comprendas que una estructura de archivos es como un árbol: cada categoría es una rama y cada rama tiene a su vez ramificaciones menores. Así, el sistema principal de las ramas mayores puede estar organizado por temas, pero al interior de cada tema la organización secundaria puede seguir una lógica de fechas o de tipos de archivo.

Por tanto, empezaremos esta explicación por el sistema que te permitirá mayor flexibilidad, pues podrás irlo ampliando y diversificando según cambien tus actividades.

1. a. Sistema de organización de archivos por temas o contextos

Esta organización se basa en la lógica de nuestras actividades. Un estudiante, por ejemplo, además de usar la computadora para cuestiones escolares, también puede usarla para el trabajo y para asuntos personales. Por tanto, tener una carpeta para ‘escuela’, otra para ‘trabajo’ y otra ‘personal’ sería una forma de organizarlas por contextos, pues son los principales ámbitos en los que nuestro usuario imaginario se desenvuelve. Así, siguiendo este ejemplo, partiríamos de tres grandes ramas:

No obstante, para que esta estructura sea funcional, necesita ramas secundarias, es decir, cada carpeta debe tener subcarpetas que pueden seguir la misma lógica de contextos o estar organizadas por una lógica temática.

Veamos la carpeta de ‘escuela’: supongamos que nuestro estudiante empezó a usar esa computadora cuando estaba en segundo de bachillerato y que la sigue usando ahora que va en segundo semestre de la licenciatura. Si continuamos la lógica de contextos, puede tener una carpeta por cada nivel educativo; dentro de cada nivel, una carpeta por grado o por semestre; y dentro de cada grado o semestre, una carpeta por materia.

Como podemos apreciar, hay una carpeta para el nivel ‘bachillerato’ y otra para el nivel ‘licenciatura’. En la carpeta ‘bachillerato’ hay una carpeta para ‘segundo’ y otra para ‘tercero’; en la carpeta de ‘segundo’ hay cinco carpetas, una para cada materia que el estudiante llevó en este nivel.

Esta estructura es fácil de mantener, pues conforme nuestro estudiante va avanzando en su trayectoria escolar, puede ir agregando carpetas por cada grado o semestre.

Las otras dos grandes ramas: ‘trabajo’ y ‘personal’, pueden tener diferentes lógicas porque no son actividades que vayan por grados o niveles, como la escuela.

Supongamos que el trabajo que realiza nuestro estudiante es tipo free-lance (independiente). En este caso, puede tener una primera división por clientes y dentro de cada cliente organizar carpetas por proyecto.

Como podemos apreciar, en la carpeta de ‘trabajo’ nuestro estudiante tiene cuatro carpetas, una por cada cliente, y cada cliente tiene carpetas que corresponden a sus proyectos. En este caso, la estructura al interior de la carpeta ‘trabajo’ no sigue una lógica de contextos, sino temática, pues está organizada por clientes y proyectos, siendo cada proyecto un ‘tema’ diferente.

Para continuar con el desarrollo de este árbol de carpetas, veremos la siguiente estructura que es por tipo de archivo.

1. b. Sistema de organización de archivos por tipo de archivo

Como anotamos antes, el sistema operativo de una computadora viene configurado con unas carpetas por tipo de archivo para almacenamiento del usuario o de la usuaria: Documentos, Imágenes, Videos y Música, entre otras. Todo depende del tipo de archivos que acostumbremos guardar en nuestro equipo.

Sin embargo, hablar de ‘tipos de archivos’ puede significar muchas cosas para diferentes personas, es decir, no necesariamente nos referimos al tipo de archivo desde una lógica informática. Una oficinista, por ejemplo, puede tipificar sus archivos en oficios, informes, facturas, presentaciones, etc.

Volvamos al ejemplo que empezamos en el sistema anterior. Nuestro estudiante tiene una carpeta para cada materia que lleva en el semestre, pero ¿cómo organiza los archivos al interior de esa carpeta? Una forma de hacerlo es por tipo de archivo, separándolos en subcarpetas de lecturas, apuntes, tareas individuales y trabajos en equipo.

Este sistema de organización también puede ser útil para la carpeta ‘personal’, que es la tercera rama de la estructura original. En esta carpeta, la primera división de archivos puede ser temática: oficial, bancos, familia y pasatiempos, pero el siguiente nivel puede ser por tipo de archivo.

En la carpeta ‘oficial’ nuestro estudiante guardará todas las versiones digitales de sus documentos oficiales, como pueden ser certificados de estudios, acta de nacimiento, pasaporte, CURP, etc. En la carpeta ‘bancos’ guardará sus estados de cuenta y comprobantes de operaciones de banca en línea. En la carpeta ‘familia’ guardará fotos y videos familiares. En la carpeta ‘pasatiempos’ podrá tener varias subcarpetas: tal vez en una guardará su música, a su vez, organizada por géneros; en otra guardará lo que escribe, quizás es poeta; y, en otra guardará las fotografías artísticas que le gusta tomar. Sin embargo, también podría decidir guardar los archivos de música y de imágenes en las carpetas provistas por Windows para tal efecto y dejar su árbol de carpetas solamente para documentos.

Como puedes apreciar, la estructura de ‘tipo de archivo’ es especialmente útil como criterio secundario, es decir, para subcarpetas dentro de una estructura contextual o temática.

El tercero de los sistemas que veremos a continuación también funciona mejor como criterio secundario: sistema de organización por fechas.

1. c. Sistema de organización de archivos por fechas

La estructura por fechas puede funcionar a distintos niveles: podemos implementarla a nivel carpetas y tener una para cada año y una subcarpeta para cada mes, por ejemplo, pero es especialmente útil a nivel de archivos, es decir, de las unidades básicas de todo el sistema.

Por lo general, los sistemas operativos organizan automáticamente los archivos que guardamos en una carpeta por orden alfabético o por número, si el nombre del archivo incluye numeración. En este sentido, la recomendación que te hacemos es que, al interior de cada una de tus carpetas, sin importar la estructura que hayas decidido para ellas (por contexto, por tema, por tipo de archivo), organices tus archivos por fecha de creación y/o de última modificación. De esta manera, se ordenarán de manera cronológica y podrás encontrar fácilmente el último archivo en el que has estado trabajando.

Veamos dos ejemplos de estructura por fechas, uno al nivel de subcarpetas y otro al nivel de archivos:

En el primer ejemplo hemos agregado a la estructura un nivel adicional cuya organización es por años.

Si ingresamos a la carpeta ‘2021’, podemos ver su contenido de la siguiente manera:

En la estructura de carpetas por años, dentro de cada una se guardan los estados de cuenta mensuales. Es importante notar que en este segundo ejemplo, al nivel de archivos, cada estado cubre un mes, por lo que el nombre se integra con una nomenclatura que inicia con unos dígitos que representan la fecha (inicio y fin de cada periodo) y que a continuación describe el tipo de archivo dentro de la propia lógica de la estructura:

Cuando optamos por incluir la fecha en los nombres de carpetas o de archivos, es importante que pensemos como piensa la computadora, es decir, cómo los acomodará progresivamente. Si, por ejemplo, estructuramos el nombre empezando por el día y no por el año, Windows acomodará primero todos los que inician con 01, luego los que inician con 02 y así sucesivamente, por lo tanto, no quedarían ordenados por año. Además, es importante que anotemos primero la fecha y luego el nombre, pues así se mantendrá un orden. Si agregamos la fecha al final, Windows ordenará los archivos alfabéticamente, por la primera parte del nombre y no por fecha; en este caso, solamente quedarían organizados por fecha si todos se llamaran igual y lo único que cambiara fuera la fecha.

Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy sencillo encontrar un archivo de un periodo específico, por ejemplo, el estado de cuenta de la cuenta de débito de enero 2021.

El criterio de nombrar los archivos incluyendo alguna fecha, que puede referirse a su fecha de creación, de expedición, de recepción o de última modificación, o bien al periodo que cubre la información contenida, entre otros ejemplos, es una forma muy útil de mantener un orden cronológico al interior de cada carpeta, es decir, es una forma de organización ideal para nombrar las unidades más pequeñas de la estructura, que son los archivos unitarios.

Lo anterior nos evitará confusiones con nombres de archivos como los siguientes:

En el mundo de los archivos digitales, aplica perfectamente la máxima de ‘uno no es ninguno’. Lo que guardamos en una computadora (o en cualquier otro dispositivo con capacidad de almacenamiento) es, por lo general, algo que tiene un valor o utilidad para nosotros. Desafortunadamente, aun lo que guardamos en nuestro equipo está en riesgo de perderse por múltiples razones, entre las que podemos considerar:

• Robo del equipo
• Falla técnica del equipo
• Virus informático
• Error humano (borrado no intencional)
• Accidente (derramamiento de líquido sobre el equipo, caída del equipo)

Estas son solamente algunas causas que pueden ocasionar una pérdida de información. Por ello, son muy importantes los respaldos, es decir, copias de seguridad de nuestros archivos en soportes adicionales.

En esta ocasión solamente mencionaremos los respaldos en dispositivos físicos que, además de constituir copias de seguridad de nuestros archivos, nos permiten transportarlos de forma eficiente. Nos referimos a unidades de memoria externas a nuestro equipo, que pueden ser de diferentes tamaños y capacidades. Hay desde discos duros externos, que tienen igual o más capacidad de almacenamiento que el disco duro de nuestra computadora, hasta unidades pequeñas y muy portables, mejor conocidas como ‘USB’ porque se conectan al puerto USB del equipo. Algunas cuentan incluso con mecanismos para colgarlas de un llavero o de una cadena, lo que mejora la portabilidad de este medio de almacenamiento económico, cómodo y eficaz.

El inconveniente de las unidades externas es la posibilidad de que se ‘infecten’ cuando las conectamos a otros equipos. Es una de las formas más comunes de transmitir virus informáticos. Por tanto, si las usas para respaldar tus archivos, te recomendamos que no las insertes en otros equipos.

Cabe señalar que contar con un respaldo físico de nuestros archivos en una unidad externa es una buena medida de seguridad, sin embargo, no es infalible, pues dichas unidades también pueden dañarse o ser robadas. Entonces ¿qué nos queda para salvaguardar nuestra información? Existen también los respaldos en la nube, pero eso lo veremos en el siguiente tema.

Aunque parezca algo evidente, no todo el mundo conoce la lógica de los sistemas operativos para gestionar dos tipos de archivos: descargas y borrados.

Cuando descargamos un archivo de internet, por ejemplo, el adjunto de un correo, por default el sistema lo manda a la carpeta denominada ‘Descargas’. Debemos considerar esa carpeta como un paso intermedio y temporal de los archivos que deseamos conservar, por lo que, deberemos pasarlos de esa carpeta a la que les corresponda dentro de nuestro sistema de organización y, cuando aplique, renombrarlos. De esa manera los podremos localizar fácilmente cuando los necesitemos y no tendremos que ‘echarnos un clavado’ a la carpeta de ‘Descargas’.

Cuando borramos un archivo automáticamente se va a una carpeta que se llama ‘Papelera’ o ‘Papelera de reciclaje’. Aquí regresamos a la noción de metáfora, pues esta carpeta representa un cesto de basura. Los archivos permanecen allí por algún tiempo, según la configuración del equipo, para después desaparecer paulatinamente.

Si bien hay personas que recomiendan limpiar el cesto con regularidad para no tener espacio ocupado por archivos que no tienen valor, nosotros te sugerimos que no lo hagas con mucha frecuencia, pues la papelera puede ser un salvavidas en casos de pérdida accidental de información. Así que, cuando le hayas dado ‘borrar' a un archivo por error, ya sabes dónde buscarlo. Desde la papelera puedes recuperarlo y guardarlo nuevamente en su carpeta correspondiente.

Para terminar este subtema, a continuación, te presentamos un resumen de las mejores prácticas en la organización de archivos:

Guinness, H. (30 noviembre 2018). Cómo organizar mejor los archivos, carpetas y documentos de tu computadora (traducido por Ana Paulina Figueroa Velázquez). EnvatoTuts+ Recuperado de https://business.tutsplus.com/es/tutorials/how-to-organize-computer-files--cms-32191

Johnson, S. (1997). Interface culture. How new technology transforms the way we create and communicate. New York: Basic Books.

¡Muy bien! Has terminado la revisión del texto interactivo Te invitamos a continuar con las actividades de la semana.